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鲁东大学教学科研人员因公临时出国流程指南
2016-09-02 08:57   审核人:

  根据上级文件《关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的指导意见》,教学科研人员因公临时出国开展教育教学活动、科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等,应持因公护照出国,严格根据外事审批权限办理出国批件、因公护照、签证申请和出访总结核销等手续。

所有程序由本人办理。国际交流与合作处负责协助办理出国批件和监管工作。

因公临时出国流程如下:

一、向学校进行出国备案(约需1周时间)

1.申请人下载填写《鲁东大学教学科研人员因公出国(境)审批备案表》;处科级干部下载填写《鲁东大学处科级干部因公出国(境)审批备案表》;所在单位负责人签署意见并盖章(相关表格从国际处主页“下载专区”下载,下同);

2.申请人持备案表、邀请函、邀请函中文翻译件、出国日程详细安排到备案表中涉及的相关职能部门签署意见(处科级干部需要经外事部门向常委会汇报审批);如为团组申请,还需出具出国申请书,由单位负责人签字盖章。经审批备案后,国际处留存备案表原件,组织人事部门、所在单位、纪检监察部门和申请人本人留存复印件,财务核销使用一份。

3.出国申请须至少提前两个月提报;申请人办理备案表的同时,准备办理出国批件所需材料,并提交国际交流与合作处(红顶楼203室)。 

二、提交出国任务报批材料至国际处

1.邀请信传真件或扫描件及中文翻译件(邀请信上必须有邀请单位名称、地址、电话、邀请人的署名及被邀请人姓名、单位、职务、和出访目的、时间、停留期限等。邀请信要求从境外本土发出,严禁通过中介机构联系或出具邀请函,不得接受海外华侨华人和外国驻华机构的邀请出访,严禁伪造假邀请函骗取批件);

2.填写《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》(参照《山东省临时出国人员费用开支标准和管理办法》);

3.填写《山东省因公出国、赴港澳任务呈报表》,详细填写“出访事由”(不少于200字),阐明出访目的,出访的必要性,计划会见的人员或参与的活动,预期的出访成果。不得出现“参观、考察”等字眼。呈报表经国际处审核后,报送主管校领导签发并盖学校公章。

4.附邀请单位简介,包括基本情况、联系人和电话、与我合作情况等信息。出席国际会议的团组,应附会议举办方简介、会议日程。

5.出访日程及翻译件(日程要尽可能详细,如每天上午下午在哪里见谁做什么或谈什么、航班号等,出访天数含离、抵我国国境当日,实质性公务活动时间应占在外日程的三分之二以上,见参考模板);不得出现“参观、考察”等字眼。

6.团组所有成员的身份证正反面清晰复印件两份;

7.因公电子护照照片4张及电子版1份(请到学校南门梅子照相馆拍摄因公护照专用照片,要求着深色服装、正面露两耳、免冠、小二寸平光白底彩色近照;不准使用蓄胡、戴假发、翻版、生活艺术照、戴有色眼镜之类的照片);

8.团组翻译的外语水平能力证明文件1份(如有);

9.其他辅助文件,如拟签署的协议、工作预案、拟发表的论文、学术履历等。

10.非学术科研类出国团组应提交补充说明,用学校公文纸打印,盖学校公章。内容包括:出访目的;出访的必要性;人员构成的必要性;如果团组没有翻译,需做出合理解释;如团组人员年龄距离退休不足一年,需做出合理解释。

11.参加其他单位组织的随团出访,需由组团单位办理出国批件后,到国际处办理随团确认件,申请人填写《山东省因公出国、赴港澳任务随团呈报表》

三、公示(至少5个工作日,与第二步同期进行)

1.学校备案后进行公示。国际处通过校内局域网、公开栏等如实公示有关团组信息,公示期限不少于5个工作日,内容包括团组人员姓名、单位和职务,出访国家、任务、日程安排、往返航线、邀请单位情况、经费来源和预算等。参见《公示模板》。

2.未经公示,不得报批,不得核销。

四、报请省外办办理出国批件(约需2-5天时间,视审批情况决定)

1.公示无异议后,国际处专办员将以上材料按要求扫描上传山东省因公出国管理系统,并录入出访团组信息、国别信息及人员信息后提交省外办审核;

2.根据省外办反馈意见,调整修改上报内容。如审核通过则等待下发出国任务批件。

五、申办因公电子护照,材料如下(约需一周时间,市外办制作)

办理地点:烟台市外办出国管理科

(莱山区新苑路9号一楼东头办事大厅  6218014)

1.填写《证照申请卡》,贴照片,本人签名不得出框,并由专办员签字;并复印一份。

2.《因公临时出国人员备案表》原件1份;

3.邀请函复印件、翻译件;

4.日程安排;

5.《申请出国签证事项表》及《签证事项表名单》一份(正反面打印)

6.《烟台市申办因公出国手续专办表》、《护照办案流程表》

7.出国批件。

8.因公出国保证书,团长签字,盖学校公章。

9.缴纳办照费用(原则上不缴纳现金,通过财务转账汇款,到市外办办理时明确汇款银行、账户、金额,分为两笔,护照费和签证代办费等需汇到不同的两个账户)

六、申办签证(约需10个工作日,国家不同,时间不一)

1.到市外办出国管理科领取护照(需缴纳20元快递费);请自行扫描留存,以便购买机票或以后查档。

2.按市外办要求准备各类签证材料(可事先登陆http://www.sdbjqz.cn查询,建议向外办人员索取最新签证材料清单)。

3.经市外办审核后,根据外办规定办理签证。由于持因公护照办理签证需要先报经外交部,所以必须通过市外办代办。部分国家需要面签或录指纹。

注:持公务普通护照出访者统一由烟台市外事侨务办公室通过外交系统申办签证,本人不能直接送至目的国驻华使领馆。申请韩国、日本签证的签证材料准备齐全后直接交给出国管理科,由其交给国际交流中心办理(电话:6217000)。   大多数国家签证办理要求自行将材料寄至烟台市外办驻京办事处(北京朝阳区甜水西园8号楼802室  王炜 收,13521381581);由驻京办事处代办。

美国预约面签需要在填写签证表后,由市外办系统进行预约,然后到中信银行缴纳签证费。英国和欧盟国家需要预约时间录指纹。

4.签证获批后,申请人到烟台市外办取回护照及相关材料。

5.在此期间,可进行机票预定、住宿预定、国外行程安排等。

七、按期出访

1.公务普通护照、外汇、机票等重要物品及贵重财物要随身携带,妥善保管,遵守外事和保密纪律,尊重所在国的法律法规,遵守海关规定,不携带违禁物品。

2.拟与外方洽谈的重大项目和拟签署的重要合作协议,应按规定事先报主管部门审核同意。未经批准,不得擅自对外做出承诺或签署具有法律约束力的协议。

3.出访前需要借款的,从经费出处自行办理。换汇自行办理,可以到银行直接换汇,也可以找代办人员办理。(张晶 13589802012,13105293772)

4.每天详实记录出访期间的工作日志。

八、出国总结及费用核销

1.申请人出访结束后在7日内将公务普通护照送交至烟台市外办出国管理科, 出访总结(1500字以上)及出访日志电子版发送至davidsallywu@163.com, 原件由团长签字,交给国际处,经国际处扫描上传至山东省出国管理系统。

2.公务普通护照为国家财产,由烟台市外事侨务办公室统一保管。逾期不上交护照者,我校将被暂停受理出国申请,后果严重,我校将追究由此引发的一切责任。

3.申请人回国后15日内进行核销,制作《团组出访费用明细表》,参见模板,并附上各类证明材料,包括:

   1)备案表复印件、出国批件复印件;

   2)出国前一日的中国银行汇率表(网上下载打印);

   3)护照、签证页、出(入)境日期盖章页的复印件;

   4)发票(国内国际旅费、住宿费、行李托运费、电压转换器费、办理护照签证费用);如有参会费,也可附上。

   5)团长在明细表上签字后,再根据各项经费有关核销规定进行签字或盖章,到财务处报销。

    6)外方不负担费用的,参照《山东省因公临时出国经费管理实施办法》规定的标准报销(住宿费凭发票据实报销,不得超标准;伙食费和公杂费包干使用,费用数额直接列入明细表即可)。

4.回国后请团组每个人保留因公护照复印件、签证复印件、出入境日期页复印件,以便今后填写各类表格或领导申报使用。

以上申办程序由国际处负责解释,如有变更会及时更新。如有疑问请致电6673797 吴老师咨询。 

 

                                鲁东大学国际合作交流处

                                   2016年9月1日

 

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